El Municipio de Chaparral Tolima considera importante Normalizar y estandarizar en la Alcaldía Municipal los procesos y procedimientos de la gestión documental y considerando la importancia de los documentos que se producen y se reciben y con el fin de dar cumplimiento a lo señalado en el Decreto 2609 de 2012 y al tenor del artículo 21 de La Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" que define la Gestión Documental como él: "Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación" y que un Programa de Gestión Documental PGD se entiende como él: "Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos". Se presenta el PGD de la Alcaldía Municipal de Chaparral, como una herramienta que consolida las acciones de tipo legal, administrativo, tecnológico y económico que se deben aplicar en cumplimiento de los procesos documentales internos.
Si se entiende un sistema integral de gestión de documentos como aquel que se ocupa de todo lo que sucede a los documentos de una entidad durante su ciclo vital, es decir desde su creación, pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones, hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida su finalidad administrativa o la incorporación en el archivo histórico si posee valores que justifiquen su conservación, el presente documento analiza cada una de las etapas y presenta las actividades, pautas, lineamientos y recursos necesarios que permitan a la Alcaldía Municipal de Chaparral fortalecer esta gestión de manera efectiva y eficiente y garantizar la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad de la información que conforma el acervo documental.
Contacto Gestión Documental Alcaldia Municipal de Chaparral:
DIANA ZORAYA CASTRO LEON
Contratista
Conmutador (57) 82460290 ext. 115
Email. archivochapararral@gmail.com
Oficina Gestión Documental Cra 9 9-02 Segundo Piso Alcaldia Municipal de Chaparral
Archivo Central ubicado en la calle 10 bodega en la Empresa de Servicios Públicos EMPOCHAPARRAL.
ACCESO A LOS SERVICIOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Volver al inicio
Consiste en facilitar el acceso a la consulta, préstamo y/o reprografía del material archivístico, bibliográfico y cartográfico custodiado en el Archivo Central, y en la Planoteca del Archivo General de la Alcaldía Municipal de Chaparral, con el fin de atender las necesidades de información de los diversos tipos de usuarios: personas naturales, entidades privadas o entidades oficiales, entes de control y autoridades judiciales, además de los servidores de la entidad, relacionadas con:
Ø
Consulta en Archivo Central: Facilitar el material documental para que el usuario externo e interno revise, lea, analice y/o tome apuntes de su contenido Copia: Permitir o autorizar al usuario la reproducción del material documental, ya sea en fotocopia, o medio digital.
Ø
Copia autenticada: Certificar que la fotocopia o copia digital corresponde exactamente en su contenido con el material documental que custodia la Secretaría de General y de Gobierno.
Ø
Préstamo: Ceder temporalmente al servidor de la Alcaldía Municipal de Chaparral la tenencia y custodia del material hasta que sea devuelto llevando una planilla de control de préstamo de documentos.
Ø
Radicación: Presentar en la Ventanilla Única de Radicación, o a través de la Web, a por medio de correos electrónicos, o por medio de fax, cualquier manifestación, petición, queja, reclamo o solicitud con la cual formula cualquier necesidad de información o solicita consulta documental o pide algún concepto o pronunciamiento institucional.
Requisitos del trámite: Volver al inicio
Para acceder a este servicio:
Ø Para consultar u obtener copias de planos y licencias de construcción, conservados en el respectivo expediente de licencias urbanísticas, custodiado en el Archivo Central: Presentar solicitud por escrito y pagar los valores de reproducción.
Ø Este programa está dirigido a todos (persona Natural o Jurídica)
Ø Para recibir información sobre este servicio, el interesado puede acercarse a la oficina de Gestión Documental.
Ø El promedio aproximado el tiempo de atención para cada servicio ofrecido, depende del tipo de necesidad de información que el usuario requiera satisfacer y por tanto del volumen documental que necesita consultar y del que demora para decidir si lo desea fotoreproducir, además del lapso que dure haciendo fila u obteniendo el turno y esperando la entrega de las fotocopias o reproducciones.
Canales de atención
Tenga en cuenta: Volver al inicio
Ø Los ciudadanos podrán requerir información general de la Gestión Documental a través del correo electrónico archivochaparral@gmail.com
Ø Considerar al servicio de Gestión Documental cualquier persona puede acceder al siguiente tipo de material documental:
Archivo Central: Expedientes de licencias urbanísticas: licencias de construcción, planos arquitectónicos, planos estructurales, estudios de suelos y estudios de cálculo, si se conservan en el respectivo expediente, historial y normatividad de barrios y urbanizaciones, además de los expedientes de los bienes de interés cultural y/o patrimonial, historial de consultas documentales sobre: conceptos de uso, espacio público, estratificación, incorporaciones, norma urbana, SISBEN, subdivisiones, vías, transporte y en general sobre los aspectos misionales de la Administración Municipal, Acuerdos, decretos, planes de desarrollo de la ciudad, productos de contratos, publicaciones y resoluciones, Planoteca: Planos topográficos y planos urbanísticos.
COMITÉ DE ARCHIVO MUNICIPAL
El Comité de Archivo es un órgano interno de la Administración Municipal, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos.
El Comité de Archivo, legalizado mediante un acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas:
· Alcalde
· Secretario de Gobierno
· Asesor Jurídico
· Secretario de Planeación
· Control Interno
· Coordinador de Archivo
COMITÉ DE ARCHIVO: Volver al inicio
El Comité como ente coordinador de los sistemas y procedimientos para el control del flujo organizado de documentos y comunicaciones de la institución, debe estar integrado por representantes de los niveles decisorios en sus distintos aspectos. Unos serán integrantes permanente y otros asistirán como participantes invitados, cuando los asuntos que se van a tratar estén relacionados con los documentos de su área de gestión.
El Comité ocupa un lugar de gran importancia en el marco de las decisiones que se relacionan con los procesos administrativos y operativos de los documentos que recibe y genera la Administración Municipal.
Debe establecer la simplificación del papeleo inútil, la duplicidad y conservación de documentos innecesarios, que se traducen en un ahorro considerable de dinero, esfuerzos y recursos que favorecen a la Administración Municipal.
El control y normalización que establece el Comité en sus diversas etapas, permite a los directivos contar con elementos de juicio que les facilita la proyección de sus actividades y la toma de decisiones en el momento preciso.
OBJETIVO
Debe ser la unificación de criterios y la normalización de procedimientos que abarquen la producción de documentos, número de copias, formatos y papelería a utilizar en cada trámite, manejo de correspondencia externa e interna, lugar y tiempo de conservación de archivos y otros; es decir, de todo el proceso documental.
Este objetivo se logrará alcanzar mediante la redacción, publicación y uso de Manuales de Procedimientos.
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Es la de asesorar y recomendar pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización coordinada de los documentos que produce la Administración Municipal.
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ESTAR en contacto permanente con el Consejo Departamental de Archivos para recibir información constante y estar al día en cuanto a la legislación archivística en Colombia.
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CONTROLAR el proceso de producción documental desde el diseño de la papelería hasta el destino final del documento, orientando el empleo de soportes adecuados para el registro de la información.
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HACER recomendaciones necesarias para mantener actualizadas las normas y procedimientos establecidos para el manejo de la correspondencia y del archivo; velar porque se logren los objetivos propuestos.
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ASIGNAR, de acuerdo con el jefe de archivo, los nuevos códigos de dependencias o temas, y efectuar los cambios de ellos cuando se requiera.
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FIJAR términos de retención para los documentos, según la importancia y necesidad de consulta y conservación de cada uno, teniendo como base la disposiciones legales y la TRD con valoración primaria, y terciaria, selección, control del programa de Gestión Documental, control para evitar congestiones.
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REGLAMENTAR transferencias primarias y secundarias de documentos según el ciclo vital de los mismos.
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REDUCIR a lo esencial la masa documental de los archivos.
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APROBAR los programas que deban implantarse para crear la cultura organizacional y documental.
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DEFINIR normas para el servicio de consulta, préstamo y expedición de ejemplares de los documentos.
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AUMENTAR índice de recuperación de la información.
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GARANTIZAR condiciones de conservación de la documentación de valor permanente.
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CONQUISTAR espacio físico y reducir el peso.
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APROVECHAR mejor el talento humano y los recursos materiales.
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ASESORAR a las dependencias para el cumplimiento de las normas establecidas.
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DETERMINAR la vigencia de los archivos.
El Comité requiere de una reglamentación propia, con funciones claras y bien determinadas, que le confieran autoridad suficiente para operar con eficiencia. En dicho reglamento se determina, por ejemplo, el quórum para deliberar válidamente, la oportunidad de levantar una acta en cada reunión, la periodicidad de las reuniones y, por supuesto, los integrantes del mismo.
Este se estipula en el acto administrativo que legalizará la creación y conformación del Comité de Archivo.
Para visualizar y/o descargar el documento de recopilación de la información básica:
informacion-basica-comite-archivo-municipal-Chaparral.pdf
INSTALACIONES ARCHIVO CENTRAL MUNICIPAL DE CHAPARRAL
La conservación del patrimonio documental es un gesto cultural, además de una obligación y un derecho, que potencia la construcción de una sociedad. Como instituciones, los archivos tienen entre sus objetivos la conservación de los conjuntos orgánicos de documentos, o la agrupación de estos, reunidos por entidades públicas y por los particulares en el ejercicio de sus actividades. Las instalaciones de los archivos, sus locales y su equipamiento contribuyen de forma decisiva a la permanencia del documento.
INSTALACIONES ARCHIVO CENTRAL ALCALDIA MUNICIPAL DE CHAPARRAL.pdf
CRONOGRAMAS PLANEACION ARCHIVISTICA SEMESTRE B/2018
Continuando con la idea de organizar y mejorar los procesos de Gestión Documental y una vez identificados los objetivos se realizará las acciones para alcanzarlos, estableciendo líneas de acción y alternativas, considerando en todo momento la innovación administrativa. En este sentido se deben considerar en una planeación elementos como "Propósitos, Estrategias, Políticas, Procedimientos, Reglas, socializaciones en las dependencias.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2020
Cronograma ordenado y detallado donde se refleja un conjunto de funciones y tareas se llevarán a cabo en un tiempo estipulado y bajo unas condiciones que garanticen la optimización del tiempo y de los procesos en Gestion Documental.
cronograma-actividades-Gestion-Documental-2020-Alcaldia-Chaparral.pdf
cronograma-gestiondocumental-semb-2018-chaparral-tolima.xls
socializacion-gestiondocumental-semb2018-chaparral-tolima.pptx
PROGRAMAS Y PLANES DEL COMITÉ DE ARCHVO MUNICIPAL
A continuación se publican las Programas, Planes y Sistemas de Gestión del Archivo Municipal de Chaparral Tolima, en la cual se puede visualizar y/o descargar de acuerdo al interés particular:
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DESCRIPCIÓN |
 | Programa de Gestión Documental 2021-2023
El Programa de Gestión Documental – PGD es el instrumento archivístico que le permite, formular y documentar a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y preservación.
Este plan fue actualizado mediante Resolución 00000156 del 04 de marzo de 2021, el cual se puede visualizar y/o descargar en los siguientes enlaces, tanto el Programa como la Resolución: programa-gestion-documental-PGD-2021-2023-Chaparral-Tolima.pdf
resolucion-actalizacion-pgd-2021-2023-chaparral.pdf
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Programa de Gestión Documental 2016
Este es el programa de gestión documental del Municipio de Chaparral versión 2016, aprobado mediante Resolución 00000653 del 10 de junio de 2016 (incluida dentro del mismo programa o se puede apreciar en esta página más abajo)
programa-gestion-documental-2016-Chaparral-Tolima.pdf
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Diagnóstico integral de Archivo 2016
Este diagnóstico demuestra el estado del archivo de la Alcaldía municipal de Chaparral con vigencia 2016
diagnostico-integrado-archivo-Alcaldia-Chaparral-2016.pdf
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Sistema integrado de Conservación SIC de Archivo 2016El Sistema Integrado de Conservación de la Alcaldía municipal de Chaparral con vigencia 2016 integra las técnicas archivísticas con las herramientas de conservación a fin de ofrecer una metodología aplicable a los documentos en todas las etapas del ciclo vital, desde su producción o recepción hasta su disposición final.
sistema-integrado-conservacion-archivo-Chaparral.pdf
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Política de Gestión Documental
En el presente documento se formula y se presenta la política de Gestión Documental de la Alcaldía Municipal de Chaparral que ha sido puesta a consideración del Comité de Archivo Municipal y en estudio adopción a través de un acto administrativo.
politica-gestiondocumental-2018-chaparral-tolima.pdf
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Tablas de Retención Documental
Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
borrador-tablas-retencion-documental-alcaldia-chaparral.xls
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Programa de Reciclaje 2018 Alcaldía Municipal de Chaparral
Gestión Documental ha puesto a consideración del Comité de Archivo Municipal el Programa de Reciclaje con el que se busca reducir al maximo el consumo de papel y de esta manera, en la organización se da cumplimiento a las normas establecidas por las autoridades encargadas de la regulación del manejo adecuado de los residuos reciclables.
programa-reciclaje2018-chaparral-tolima.pdf
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PLAN DE ACCIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL 2020 ALCALDÍA DE CHAPARRAL
Plan de acción vigencia 2020 para el fortalecimiento institucional y mejoramiento continuo, para un control fiscal integral, basado en las nuevas exigencias de modernización de la Alcaldia Municipal de Chaparral.
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GLOSARIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2020 ALCALDÍA DE CHAPARRAL
Glosario de términos de Gestión Documental de la Alcaldía Municipal de Chaparral
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El Plan Institucional
de Archivo – PINAR es un instrumento de Gestión Documental de conformidad con lo indicado en el Decreto 1080 de 20152.
ivo Municipal de Chaparral Tolima, en la cual se puede visualizar y/o descargar de acuerdo al interés particular:
INVENTARIOS Y TRANSFERENCIAS DE ARCHIVO MUNICIPAL
A continuación se presentan los inventarios y transferencias de Archivo de Gestión y Archivo Central de la Alcaldía Municipal de Chaparral Tolima, en la cual se puede visualizar y/o descargar de acuerdo al interés particular:
NORMATIVIDAD DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
A continuación la principal normatividad local que regula la Gestión Documental del Municipio de Chaparral Tolima, en la cual se puede visualizar y/o descargar de acuerdo a su intención:
Decreto-081-2008-nueva-composicion-Comite-Archivo-General-alcaldia-chaparral-tolima
Decreto N° 000081 del 24 de noviembre de 2008 por medio del cual se designa la nueva composición del Comité Archivo General Alcaldía de Chaparral Tolima
Decreto-081-2008-composicion-Comite-Archivo-General-del-municipio-alcaldia-chaparral-tolima.PDF
Acta 008 2008 aprobación TRD Alcaldía Chaparral Tolima
Acta N° 0008 del 24 de noviembre de 2008 del Comité de Archivo municipal de Chaparral donde se aprobaron la TRD del municipio.
Acta-008-2008-aprobacion-TRD-alcaldia-chaparral-tolima.PDF
Acuerdo 023 2010 Creación Archivo General Alcaldía Chaparral Tolima
Acuerdo N° 000023 del 20 de diciembre de 2010 por el cual se crea el Archivo General del Municipio de Chaparral Tolima
Acuerdo-023-2010-crea-Archivo-general-del-municipio-alcaldia-chaparral-tolima.PDF
Decreto 082 2010 Aprobación TRD Alcaldía Chaparral Tolima
Decreto N°000082 del 24 de septiembre de 2010 por medio del cual se aprueban las TRD de la Alcaldía de Chaparral Tolima
Decreto-082-2010-aprobacion-TRD-alcaldia-chaparral-tolima.PDF
Resolución 01730 2010 adoptan e implementa las TRD Alcaldía Chaparral Tolima
Resolución N° 001730 del 27 de septiembre de 2010 Por el cual se adoptan e implementan las TRD de la Alcaldía Chaparral Tolima
Resolucion-01730-2010-adopcion-implementacion-TRD-alcaldia-chaparral-tolima.pdf
Decreto 076 2012 Comite Evaluador Documentos
Alcaldía Chaparral Tolima
Decreto N° 00076 del 7 de noviembre de 2012 por medio del cual se crea el Comité Evaluador de Documentos de la Alcaldía Chaparral Tolima
Decreto-076-2012-crea-comite-evaluador-documentos-alcaldia-chaparral-tolima.PDF
Decreto 087 2012 Adoptan, implementan y aplican las TVD Alcaldía Chaparral Tol
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Decreto N° 000087 del 28 diciembre de 2012 por el cual se adoptan, implementan y aplican las TVD de la Alcaldía Chaparral Tolima
Decreto-087-2012-adopcion-implementacion-aplicacion-TVD-alcaldia-chaparral-tolima.PDF
Resolución 0452 2016 Aprueba el Diagnostico Integral de Archivo Alcaldía Chaparral Tolima
Resolución 00000452 del 26 de abril de 2016 Por medio del cual se aprueba el Diagnóstico Integral de Archivo de la Alcaldía Chaparral Tolima
Resolucion-0452-2016-aprobacion-Diagnostico-Integral-de-Archivo-alcaldia-chaparral-tolima.PDF
Resolución 0653 2016 aprueban el PGD Alcaldía Chaparral Tolima
Resolución 00000653 del 10 de junio de 2016 Por medio del cual se aprueban el Programa de Gestión Documental PGD de la Alcaldía Chaparral Tolima
Resolucion-0653-2016-aprobacion-PGD-alcaldia-chaparral-tolima.PDF
Resolución 0654 2016 Aprobación Sistema Integrado Conservacion Alcaldía Chaparral Tolima
Mediante la Resolución N° 00000654 del 10 de junio de 2016 emanada del Despacho del Alcalde de Chaparral Tolima por la cual se aprueba el Sistema Integrado de Conservación de la Alcaldía del municipio de Chaparral Tolima. Para visualizar y/o descargar haga clic en el siguiente link:
Resolucion-0654-2016-apruebacion-Sistema-Integrado-Conservacion-Alcaldia-Chaparral-Tolima.PDF
Resolución 000000693 2018 Adopción Plan Institucional de Archivos PINAR
Mediante la Resolución N° 00000693 del 31 de julio de 2018 emanada del Despacho del Alcalde de Chaparral Tolima por la cual se aprueba la Adopción del Plan Institucional de Archivos PINAR de la Alcaldía del municipio de Chaparral Tolima. Para visualizar y/o descargar haga clic en el siguiente link.
Resolucion-693-adopcion-pinar-chaparral-tolima.pdf
Certificación de Hacienda
Certificación de Hacienda 25 de Febrero de 2019
Para visualizar y/o descargar haga clic en el siguiente link:
certificacion-de-hacienda-Chaparral-2019.pdf
certificacion-de-hacienda-chaparral-2020.pdf
Índice de Información Clasificada y Reservada
1) Resolución de aprobación
Mediante Resolución 001103 del 06 de septiembre de 2019 se fijan los costos de producción de la información pública que sea solicitada a la Alcaldía municipal de Chaparral
Para visualizar y/o descargar haga clic en el siguiente link:
resolucion-001103-2019-instrumentos-gestion-informacion-Chaparral-Tolima.pdf
2) Inventario del Índice de información clasificada y reservada
En el siguiente enlace web o link podrá descargar y/o visualizar el inventario del Índice de información Clasificada y Reservada de la Alcaldía municipal de Chaparral
a) formato XLS: indice-informacion-clasificada-reservada-2019-alcaldia-Chaparral-Tolima.xls
b) formato PDF: indice-informacion-clasificada-reservada-2019-alcaldia-Chaparral-Tolima.pdf
Resolución de costos de producción de la información pública
Mediante Resolución 001104 del 06 de septiembre de 2019 se fijan los costos de producción de la información pública que sea solicitada a la Alcaldía municipal de Chaparral
Para visualizar y/o descargar haga clic en el siguiente link:
resolucion-001104-2019-costos-reproduccion-informacion-Chaparral-Tolima.pdf
